Finančná kontrola, Audit - Proces

Ak povinná osoba dobrovoľne prijme opatrenia na nápravu zistených nedostatkov a na odstránenie príčin ich vzniku ešte počas výkonu AFK alebo FKnM (napr. po doručení návrhu správy, ale ešte pred zaslaním správy z AFK alebo FKnM), takýto postup nie je v rozpore so zákonom č. 357/2015 Z. z. Zároveň ale platí, že oprávnená osoba je povinná pri výkone AFK a FKnM postupovať v súlade s § 20 – 27 zákona č. 357/2015 Z. z., a teda o. i. je oprávnená osoba povinná identifikovaný nedostatok aj napriek vykonanej „náprave“ uviesť v návrhu správy (ten doručiť povinnej osobe na námietkové konanie) a následne ho uviesť aj v správe z AFK alebo FKnM. V takomto prípade je však na zvážení oprávnenej osoby, či a aké odporúčanie bude v nadväznosti na identifikovaný nedostatok formulovať. Musí teda zvážiť, či je možné formulovať aspoň odporúčanie na odstránenie príčin vzniku nedostatku, resp. do budúcna tak, aby nedochádzalo k obdobným porušeniam. Ak sa oprávnená osoba počas výkonu AFK alebo FKnM uistí, že skutočne došlo k náprave nedostatku a odstráneniu príčin jeho vzniku a formulácia odporúčania je bezpredmetná aj do budúcna pre prípadné obdobné situácie, je prípustné, aby uvedené oprávnená osoba uviedla v návrhu správy a správe z AFK alebo FKnM napr. spôsobom, že navrhnutie odporúčania stratilo opodstatnenie. 

Zákon č. 357/2015 Z. z. nezveruje oprávnenej osobe pri vykonávaní finančnej kontroly kompetenciu rozhodovať o právach, právom chránených záujmoch alebo povinnostiach fyzických osôb a právnických osôb (vykonávanie finančnej kontroly oprávnenou osobou nemožno zamieňať so správnym konaním, resp. iným konaním v rámci ktorého osobitný predpis zveruje príslušnému orgánu kompetenciu konať a rozhodovať o právach, právom chránených záujmoch alebo povinnostiach fyzických osôb a právnických osôb). V súvislosti s možnosťou povinnej osoby „brániť sa“ voči nedostatkom identifikovaným oprávnenou osobou upravuje zákon č. 357/2015 Z. z. možnosť povinnej osoby podať písomné námietky o. i. k nedostatkom uvedeným v návrhu správy/čiastkovej správy. Oprávnenie povinnej osoby podať písomné námietky je inštitút, ktorý garantuje povinnej osobe možnosť oficiálne sa vyjadriť k nedostatkom uvedeným v návrhu (čiastkovej) správy, pričom oprávnená osoba je povinná preveriť opodstatnenosť predložených námietok. Námietky, ktoré sú opodstatnené, má oprávnená osoba povinnosť zohľadniť v správe/čiastkovej správe, pričom neopodstatnenosť námietok spolu s odôvodnením ich neopodstatnenosti je povinná oznámiť povinnej osobe v (čiastkovej) správe. Námietkové konanie je preto dôležitým procesným krokom tak z pohľadu povinnej osoby ako aj oprávnenej osoby, keďže vytvára rámec na konečnú výmenu názorov vo vzťahu k zisteným nedostatkom pred skončením finančnej kontroly. Keďže v relevantných prípadoch môžu odôvodnené námietky predložené povinnou osobou viesť až k vypusteniu nedostatkov/úprave nedostatkov/zníženiu závažnosti nedostatkov a pod., je vhodné, aby povinná osoba využila kontradiktórne konanie čo najefektívnejšie a predložila všetky relevantné argumenty, ktorými vo vzťahu k nedostatkom disponuje. Inými slovami, je teda v záujme povinnej osoby, aby v rámci námietkového konania predložila všetky argumenty a dôkazy, ktoré má k dispozícii a mohla sa tak účinne bráni. Výsledok finančnej kontroly môže taktiež viesť k ďalšiemu, nezávislému konaniu, a to napr. v rámci správneho konania (napr. ak sa finančnou kontrolou zistilo porušenie finančnej disciplíny alebo porušenie zákona č. 357/2015 Z. z.) alebo v rámci súdneho konania (napr. vo vzťahu k porušeniu povinností z uzatvorenej zmluvy). Uvedené „nasledujúce“ konania však nie je možné chápať ako formu využitia opravného prostriedku voči záverom z finančnej kontroly, ale ako samostatné konania v rámci ktorých sa rozhoduje o skutočnostiach, o ktorých je potrebné/možné rozhodnúť v nadväznosti na vykonanú finančnú kontrolu. 

Podľa § 22 zákona č. 357/2015 Z. z. návrh správy, resp. správa z vykonanej AFK/FKnM a auditu obsahuje mená, priezviská a podpisy zamestnancov oprávnenej osoby a prizvanej osoby, ktorí vykonali AFK/FKnM alebo audit. Ak nie je z dôvodov hodných osobitného zreteľa možné získať podpisy týchto zamestnancov (napr. aj z dôvodu pandémie, dlhodobej PN), ich podpis sa nevyžaduje, ak je návrh správy alebo správa podpísaná v prípade AFK/FKnM aspoň jedným zamestnancom oprávnenej osoby, ktorý vykonal AKF/FKnM a v prípade auditu zamestnancom oprávnenej osoby povereným vedením auditu. Dôvody hodné osobitného zreteľa, pre ktoré je návrh správy alebo správa podpísaná len jedným zamestnancom oprávnenej osoby, ktorý vykonal AKF/FKnM alebo zamestnancom oprávnenej osoby povereným vedením auditu, je potrebné relevantne uviesť a písomne zdokumentovať, buď priamo v návrhu správy alebo správe, resp. dohľadateľné v pracovnej a podpornej dokumentácii. Uvedené je potrebné z dôvodu zabezpečenia riadneho audit trailu a úplnosti dokumentácie, a to najmä tej, ktorá sa ďalej postupuje na správne konanie. 

Návrh správy/čiastkovej správy ako aj správa/čiastková správa musia aj v prípade ich elektronického doručovania, resp. zasielania, spĺňať zákonom ustanovené náležitosti (§ 22 zákona č. 357/2015 Z. z.), pričom jednou z týchto náležitostí je aj podpis zamestnancov, ktorí vykonali AFK/FKnM alebo audit. V prípade elektronického zasielania správy/čiastkovej správy je možné vlastnoručný podpis nahradiť jeho elektronickým ekvivalentom, ktorým je napr. kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovaný certifikát pre elektronický podpis (mandátny certifikát) v súlade so zákonom č. 272/2016 Z. z. Scan správy/čiastkovej správy zasielaný prostredníctvom e-mailu nie je možné považovať za originál. Odporúča sa preto využívať zasielanie originálov relevantných dokumentov prostredníctvom elektronickej schránky podľa § 11 zákona č. 305/2013 Z. z. Ak však OVS zabezpečí doručenie/zaslanie originálnej dokumentácie napr. v listinnej podobe, nie je vylúčené, aby scan takéhoto originálu zaslal aj emailom. 

Podľa § 20 ods. 4 písm. a) zákona č. 357/2015 Z. z. je oprávnená osoba povinná potvrdiť povinnej osobe alebo tretej osobe odobratie poskytnutých originálov alebo úradne osvedčených kópií dokladov, písomností, záznamov dát na pamäťových médiách prostriedkov výpočtovej techniky, ich výpisov, výstupov, vyjadrení, informácií, dokumentov a iných podkladov súvisiacich s AFK, FKnM alebo auditom a zabezpečiť ich riadnu ochranu pred stratou, zničením, poškodením a zneužitím. Tieto veci je oprávnená osoba povinná vrátiť bezodkladne tomu, od koho sa vyžiadali, ak nie sú potrebné na konanie podľa Trestného poriadku alebo na iné konanie podľa osobitných predpisov. Pokiaľ overovaná dokumentácia už nie je ďalej potrebná pre výkon finančnej kontroly/auditu, alebo nie je potrebná pre účely trestného konania alebo konania podľa osobitných predpisov, oprávnená osoba je povinná bezodkladne tieto doklady a podklady vrátiť povinnej osobe. 

Pokiaľ sa tá istá finančná operácia overuje AFK a zároveň aj FKnM, môže sa z dôvodu zníženia administratívnej záťaže vypracovať spoločný návrh správy/návrh čiastkovej správy a spoločná správa/čiastková správa z vykonanej AFK a FKnM. Z takejto spoločnej správy však musí byť zrejmé, že sa ukončujú oba typy kontrol, pričom spoločná správa musí obsahovať informácie z oboch vykonaných kontrol. 

Pojem „prerokovanie skutočností zistených počas auditu“ nepredstavuje konanie, v ktorom by povinná osoba mohla vzniesť „námietky“ voči zisteniam oprávnenej osoby. Jediným konaním upraveným v zákone č. 357/2015 Z. z. je písomné námietkové konanie, ktoré nasleduje po doručení návrhu správy povinnej osobe. Prerokovanie skutočností zistených počas auditu má predstavovať záverečné stretnutie audítorskej skupiny so zástupcami povinnej osoby s cieľom informovať ich o priebehu auditu a o najvýznamnejších skutočnostiach zistených v rámci auditu. Týmto nie je dotknutá skutočnosť, že oprávnená osoba priebežne komunikuje s povinnou osobou tak, aby povinná osoba bola ešte počas výkonu auditu dostatočne priebežne informovaná o zistených skutočnostiach. Zároveň platí, že návrh správy musí byť dostatočne zrozumiteľný pre povinnú osobu a počas auditu by malo dôjsť k náležitej komunikácii s povinnou osobou. Zistené nedostatky je potrebné v návrhu správy a správe riadne odôvodňovať, a to tak, aby bolo povinnej osobe zrejmé, v čom spočíva podstata zisteného nedostatku.

Ak je odporúčanie formulované ako vrátenie poskytnutých finančných prostriedkov, je potrebné uviesť aj lehotu, dokedy má povinná osoba tieto prostriedky vrátiť, pričom jedna z možností ako formulovať lehotu na vrátenie je počet dní odo dňa zaslania správy z AFK/prípadne fixný termín. V návrhu správy táto lehota na vrátenie finančných prostriedkov predstavuje povinnú náležitosť - lehotu na splnenie prijatých opatrení podľa § 22 ods. 3 písm. j) zákona č. 357/2015 Z. z., ku ktorej povinná osoba môže uplatniť námietky. Pokiaľ povinná osoba v uvedenej lehote nezašle v stanovenej lehote námietky, táto lehota musí byť rovnako uvedená aj správe z AFK. Pokiaľ námietky k lehote na splnenie opatrení boli zo strany povinnej osoby zaslané, oprávnená osoba ich môže/nemusí akceptovať. Oprávnená osoba je však oprávnená zaväzovať povinnú osobu na prijatie a splnenie opatrení (v uvedenom prípade na úhradu finančných prostriedkov) až po skončení AFK, t. j. až po zaslaní správy z AFK povinnej osobe, kedy sa znenie nedostatku aj odporúčanie oprávnenej osoby považuje za konečné. Ak povinná osoba ani po uplynutí lehoty na splnenie prijatých opatrení tieto opatrenia nesplní – nevráti finančné prostriedky oprávnenej osobe, uvedené môže byť postúpené na správne konanie v súlade so zákonom č.523/2004 Z. z.

AFK alebo jej časť možno skončiť aj iným spôsobom ako zaslaním správy, a to vyhotovením záznamu v prípade zastavenia AFK z dôvodov hodných osobitného zreteľa. Za takéto dôvody možno považovať napr. späťvzatie relevantnej dokumentácie, v nadväznosti na čo vykonávaná AFK stratí opodstatnenie a pokračovanie finančnej kontroly neplní svoj účel a je potrebné skončiť finančnú kontrolu inak ako zaslaním správy. Oprávnená osoba vyhotoví záznam s uvedením dôvodov zastavenia, ktorý bezodkladne zašle povinnej osobe.