Príloha 6

Akčný plán k Správe o hodnotení nedostatkov pre Implementačnú agentúru environmentálnych investičných projektov

MEDZERA č./
strana	Medzera/Zistenie
	Odporúčanie
	Opatrenia (alebo oznámenie)
	Zodpovedná osoba
	Dátum
	
1/	90	Vytvoril sa súbor legislatívy preloženej do angličtiny, ktorý je k dispozícii na pracovisku Národného fondu v Bratislave.
	Preskúmať legislatívu a zabezpečiť, aby Implementačná agentúra pre projekty ISPA (ISPA-IA) dodržiavala a poznala relevantnú legislatívu.

Pokiaľ sa tak ešte nestalo, treba zaviesť postup, ktorý zabezpečí aktualizáciu všetkej legislatívy, ktorá je v súčasnosti vedená v ISPA-IA.

	Bude ustanovený postup, ktorý zabezpečí aktualizáciu všetkej legislatívy, ktorá je v súčasnosti vedená v ISPA-IA, a tento postup bude zahrnutý do Manuálu interných postupov.
	Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov.
	31/03/03
	
2/	90	Relevantná legislatíva, predpisy a normy sa poskytuje z centralizovaných zdrojov nesystematickým spôsobom. Implementačná agentúra pre projekty ISPA je zodpovedná aj za zabezpečenie promptnej dostupnosti tohto typu dokumentáciu v angličtine.		IA nie je zodpovedná za zabezpečenie promptnej dostupnosti všetkej legislatívy v angličtine.
	Ústredný orgán
NIC (Národný koordinátor ISPA)/NAO(Splnomocnenec pre Národný fond/NF(Národný fond)
  	31/03/03
	
3/	90	Podľa našich informácií na Úrade vlády SR existuje, resp. by mal existovať útvar zodpovedný za preklady celej relevantnej slovenskej legislatívy, predpisov a noriem do angličtiny. 		V rámci Inštitútu aproximácie práva Úradu vlády SR existuje Centrálna prekladateľská jednotka. Preklady slovenskej legislatívy do angličtiny a legislatívy EÚ do slovenčiny sú primárnou úlohou tejto jednotky.	Centrálna prekladateľská jednotka, Úrad vlády SR.
	31/03/03
	
4/	91	Informácie, ktoré musí obsahovať žiadosť, nebudú veľmi užitočné ako dokument pre riadenie. Predkladajú sa príliš zriedkavo a ide len o správu o danom stave. Poznamenávame, že  DG REGIO bude požadovať, aby sa žiadosť predkladala štvrťročne.

	Dôkladne preskúmať formáty týchto žiadostí a frekvenciu predkladania základných informácií. Formát by sa mal používať ako nástroj pre riadenie na účely dodržiavania právnych záväzkov  a monitorovania projektu.

	Žiadosti sa preskúmajú.
Lehoty predkladania a obsah závisia od požiadaviek EK.

	Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov.
	31/03/03
	
5/	91	Žiadosť ani ostatné hlásenia nie sú celkom adekvátne vzhľadom na dôležitosť a výšku súm, o ktoré sa jedná. Navyše, zmluvy budú mať charakter prác s dlhým obdobím implementácie. Zdá sa, že žiadosti boli skoncipované bez toho, aby sa plne chápal účel, na ktorý sú informácie potrebné, t.j. ako nástroj pre riadenie.
		Žiadosti sa preskúmajú.
Lehoty predkladania a obsah závisia od požiadaviek EK.

	Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov.	31/03/03
	
6/	91	Štatút, a tým aj platnosť existujúcej Finančnej dohody (1. verzia) medzi splnomocnencom pre Národný fond (NAO) a sektorovým splnomocnencom (SAO) je neistá.

	Zabezpečiť, aby sa všetky právne predpisy – právne predpisy SR aj EÚ – dodržiavali a schvaľovali na primeranej úrovni.

Zaručiť, aby Finančné dohody potvrdila komisia, ako ustanovuje článok 6 odsek 5 Memoranda o porozumení o zriadení Národného fondu.

	1. verzia Finančnej dohody je platná a je v súlade so všetkými požiadavkami, ale napriek tomu sa preskúma.
Potvrdenie Finančných dohôd uzatvorených medzi Implementačnými agentúrami a konečnými príjemcami nie je podmienkou Memoranda o porozumení o zriadení Národného fondu.(pre program Phare). Článok 6 odsek 5 sa týka Finančných dohôd medzi NAO a SAO, a nie medzi SAO a konečnými príjemcami.

	NAO/NF, IAEIP (Implementačná agentúra environmentálne investičné projekty),
odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov.
	31/03/03
	
7/	91	Štatút a tým aj platnosť 2. verzie Finančnej dohody nie je jednoznačný.		Pozri vyššie.

	NAO/NF, IAEIP, 
odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov.
	31/03/03
	
8/	92	Neporozumenie a nesprávna interpretácia Memoranda o porozumení a rozšíreného Memoranda o porozumení pre využívanie v rámci ISPA.

	Vykonať prioritné a dôkladné preskúmanie.
Nápravné opatrenia sa musia prijať okamžite, aby sa zabezpečilo používanie postupov a požiadaviek EU.

	Pozri vyššie. 

	Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov, NF.
	31/03/03
	
9/	92	Potrebné je dopracovať Manuál interných postupov.

	Zabezpečiť dokončenie Manuálu interných postupov. Osobitná pozornosť by sa mala venovať kontrolným zoznamom (checklists) a postupom, ktoré sa vyžadujú pri práci s konečnými príjemcami.

Malo by sa zvážiť vypracovanie ďalšieho manuálu pre konečných príjemcov, aby boli zosúladené informácie medzi Implementačnou agentúrou a konečným príjemcom.	Aktualizovaný Manuál interných postupov so všetkými potrebnými kontrolnými zoznamami.	Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov v spolupráci s IAEIP.
	31/03/03
	
10/	93	ISPA-IA nehrá takú aktívnu úlohu v rámci Riadiaceho výboru (Steering Committee), akú by mohla.

	ISPA-IA by mala prevziať aktívnejšiu úlohu a tým zvýšiť efektívnosť tohto výboru, ktorý by mal namiesto jednoduchého podávania hlásení nastoliť skutočné problémy.	Závisí to od štatútu výboru.

	NF, IAEIP.
	31/03/03
	
11/	93	Pri každom prispôsobovaní štruktúry treba preskúmať deľbu právomocí, aby sa predišlo akýmkoľvek nejasnostiam alebo opomenutiam.	Uskutoční sa počas 2. etapy.

	Preskúmanie organizačnej štruktúry.
	Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov.
	31/03/03
	
12/	94	Napriek všetkému tomuto vzdelávaniu sa pracovníci ISPA-IA ešte stále veľmi spoliehajú na pomoc externých konzultantov pri príprave podkladov na výberové konania a technickej dokumentácie.
Okrem toho sa v zmluvných dokumentoch rámcového kontraktu (FWC) zistilo, že Delegácia EK vyslovila pripomienky k nedostatočnej kvalite niektorých zadávacích podmienok.

	ISPA-IA dostávala a aj naďalej dostáva značnú technickú pomoc od členských štátov. Treba venovať väčšiu pozornosť odovzdávaniu know-how, aby bolo ministerstvo menej závislé od pomoci zvonka a aby sa minimalizovali problémy v strednodobom horizonte. Je dôležité, aby bola schopná pracovať samostatne hneď po skončení programu ISPA a nabehnutiu na kohézne financovanie. 

Zároveň odporúčame, aby všetci účastníci školení, bez ohľadu na to, či ide o osoby, ktoré potrebujú prehĺbiť svoje vedomosti alebo osoby, ktoré potrebujú získať celkový prehľad, napísali jednostránkovú správu a pre budúce použitie vyhodnotili vzdelávanie z hľadiska jeho relevantnosti pre ich pozíciu. (Tieto správy budú užitočné aj pre iné Implementačné agentúry a NF pri plánovaní vzdelávania).	Väčšina existujúcej technickej pomoci sa vzťahuje na prípravu projektov, ktorá nespadá pod pôsobnosť Implementačnej agentúry, ale Programovej jednotky na ministerstve (Implementačná agentúra slúži len ako kontraktačný orgán).

Systém na prípravu správ z vzdelávacích podujatí sa začlení do Manuálu interných postupov a bude sa udržiavať.

	MŽP SR.

Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov,
pracovníci IAEIP.
	31/03/03
	
13/	94	Čím menej je zmlúv o technickej pomoci, tým viac musí ministerstvo uvažovať o možnom náraste počtu pracovníkov v strednodobom meradle.

	Naplánovať stratégiu personálneho zabezpečenia a vzdelávania, ktorá sa bude vzťahovať na obdobie ISPA > Kohézne fondy.

	Pripravená je stratégia personálneho zabezpečenia a vzdelávania.

	IAEIP, odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov.
	31/03/03
	
14/	95	Potreba prehĺbiť prax v oblasti riadenia zmlúv FIDIC, vrátane interakcií a zodpovednosti vo vzťahu ku konečnému príjemcovi.
	Preskúmať personálne požiadavky v ISPA-IA, aby sa zabezpečilo posilnenie riadenia zmlúv FIDIC tam, kde je to potrebné.	Pozri vyššie.

	Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov.
	31/03/03
	
15/	96	Je znepokojujúce, že len málo sa vie o konečných príjemcoch, pokiaľ ide o ich finančnú stabilitu, prístup k finančným zdrojom a hlavne k financovaniu (medzera financovania) v počiatočných fázach realizácie stavebných zmlúv.

	Štatút a realizovateľnosť Finančných dohôd (resp. a/alebo pozmeňujúcich návrhov) medzi Implementačnými agentúrami a konečnými príjemcami a otázka možnej medzery financovania by sa mala preskúmať v rámci 2. etapy.
Konkrétne, musí sa zvážiť kapacita konečného príjemcu plniť funkcie financovania a kontroly.

	Preskúmanie existujúcich Finančných dohôd.

Finančná situácia konečných príjemcov sa vyhodnotí počas štádia prípravy projektu. Konečný príjemca musí predložiť dohodu o poskytnutí úveru pred spustením tendra; táto sa môže po výbere dodávateľa modifikovať a musí obsahovať aj predpoveď financovania fázy výstavby.	Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov.
	31/03/03
	
16/	96	Finančné dohody medzi konečnými príjemcami a ISPA-IA ešte neboli finalizované, hoci v niektorých prípadoch už boli z Bruselu prijaté zálohové platby.

		Finančné dohody medzi Implementačnými agentúrami a konečnými príjemcami boli skompletizované a podpísané v období marec-september 2002, k niektorým z nich už boli vypracované aj dodatky. Vzhľadom na neprestajné zmeny implementačného rámca čaká Finančné dohody v súčasnosti viacero modifikácií, ktoré by mali odraziť najnovšie pripomienky Delegácie EK k zmene kontraktačného orgánu.	IAEIP, koneční príjemcovia (konzultácie s odbornou pomocou pre odstraňovanie nedostatkov, Delegáciou EK, NF, ÚV SR).

	31/03/03
	
17/	96	Mnohé z vyššie uvedených problémov sa už riešia, ale pokrok je pomalý. Koncept hodnotenia rizík nie je na mnohých úrovniach administratívy dostatočne nepochopený.

	Celý predmet hodnotenia rizík by sa mal preskúmať a mali by sa prijať príslušné usmernenia.
V prípade, že sú k dispozícii finančné prostriedky, malo by sa zvážiť vzdelávanie v oblasti hodnotenia rizík pre interných audítorov a pre ostatných zamestnancov pracujúcich vo funkciách finančnej kontroly v administratíve SR.	Preskúmanie súčasného hodnotenia rizík. Navrhnutie zmien a prípadného vzdelávania.

		31/03/03
	
18/	98	Postavenie Interného audítora podľa § 28 zákona č. 502 treba spresniť, najmä pokiaľ ide o obsah pojmu “ústredný orgán”.

	Treba spresniť štruktúru podávania hlásení, nakoľko interný audítor podlieha aj internému audítorovi Ministerstva financií SR a NF. O tomto bode sa už v minulosti hovorilo s členom DG Enlargement, pánom Demonianom, 2. júla 2002 počas misie z Bruselu. Minister bol aj písomne upovedomený o možnej anomálii.

Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov by mala preskúmať nezávislosť štatútu interného audítora, ktorú požaduje zákon č. 502,  aby sa zabezpečila transparentnosť funkcie audítora podliehajúceho priamo ministrovi životného prostredia a spresnenie platnej legislatívy. § 28 zákona č. 502.	Preskúmanie zákona č. 502 a postavenia interného audítora/Internej jednotky pre audit MŽP SR.

	Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov (v spolupráci s internými audítormi MŽP SR a MF SR).
	31/03/03
	
19/	99	Vzhľadom na vyššie uvedené zistenia nie je jasné, či nie je ohrozená nezávislosť interného audítora ISPA-IA. Interný audítor uviedol, že dostáva pracovné pokyny priamo od ministra životného prostredia, ku ktorému má prístup.

Jeho kancelária sa nachádza na Ministerstve životného prostredia, v centre Bratislavy a nie na ISPA-IA, ktorá sa nachádza na pol hodiny vzdialenom predmestí na kopci nad mestom.

	Pozri medzeru 18.
	Preskúmanie zákona č. 502 a postavenia interného audítora/Internej jednotky pre audit MŽP SR

Umiestnenie kancelárie Internej jednotky pre audit v inej budove (ústredie ministerstva) ako je budova, v ktorej sídli Implementačná agentúra (mimo ústredia), nepredstavuje nijaký problém.	Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov (v spolupráci s internými audítormi MŽP SR a MF SR)
	31/03/03
	
20/	100	Vykonáva sa štvrťročné odsúhlasovanie hotovostných pohybov medzi NF a ISPA-IA. Robí sa formou stretnutí účtovníkov, ktorí ústne odsúhlasujú hotovostné prevody a následne podpisujú dokument vo viacerých kópiách potvrdzujúci ich správnosť.
Obidve strany si potom tieto dokumenty vymenia.

	Preskúmať
•	zákonnosť menového prevodu účtu vedeného v SKK na EUR
•	možnosť kurzových ziskov alebo kurzových strát peňažných prostriedkov v SKK a spôsob, akým sa to rieši na účtoch
•	bankové zosúladenie účtov s bankovými výpismi sa uskutočňuje mesačne. Odporúčame, aby sa to robilo jednoduchou výmenou dokumentov a nie na formálnom osobnom stretnutí, ako tomu je v súčasnosti.	Preskúmanie zákonnosti a možných ziskov/strát z menových prevodov.

Preskúmanie systému bankového zosúlaďovania účtov s bankovými výpismi.

	Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov (v spolupráci s finančným oddelením IAEIP a NF).
	31/03/03
	
21/	100	Pri plánovaní hotovostných tokov boli zdôraznené tieto skutočnosti
•	0.5% zadržané prostriedky  (zádržné - retention) – polovica z nich sa preplatí po prevzatí prác. Druhá polovica sa preplatí rok po dátume prevzatia.

Znamená to, že existuje riziko, že druhá platba sa uskutoční po skončení zmluvy – Prevzatie sa na Slovensku uskutočňuje po skončení prác a hmotnoprávna zodpovednosť za škodu trvá jeden rok od tohto dátumu.

Podľa Finančného memoranda nie je možné uskutočňovať platby po termíne platnosti tohto Finančného memoranda. Niektoré Finančné memorandá ustanovujú výnimku, ktorá umožňuje výplatu zádržného po tomto dátume.

Zároveň sa v praxi zaužíval postup, že sa zádržné vyplatí pred odovzdaním proti predloženiu bankovej záruky – čo nebýva populárne riešenie pre dodávateľov.
V procese rokovania o zmluve konečný príjemca určuje dobu zádržného a jeho výšku.

	Určiť kapacitu miestnych dodávateľov na regionálnej úrovni. Musia byť schopní uskutočniť a dokončiť projekt na kvalitatívnej úrovni, ktorá zodpovedá požiadavkám ISPA/EDIS a DG REGIO.

Je zrejmé, že najlepšie riešenie pre vypracovanie predpovede hotovostných tokov je vypracovať ju na najvhodnejšej úrovni, t.j. na úrovni dodávateľa, ktorý najlepšie vie, kedy predloží alebo má v pláne predložiť svoje faktúry ISPA-IA, aby dodržal svoj vlastný naplánovaný peňažný tok. 

Všetci dodávatelia sú schopní pripraviť finančné toky (cash flow) pre práce/služby, o ktoré sa uchádzajú, inak by neboli schopní predložiť súťažný návrh. Finančné toky (cash flow) pripravené IAEIP nebude súčasťou podkladov pre výberové konanie a slúži len pre vnútornú potrebu Implementačnej agentúry.

Implementačnú agentúru zatiaľ žiaden dodávateľ/účastník výberového konania nepožiadal o vypracovanie predpovede hotovostných tokov, a ani tak sama nerobí. 
Úlohou odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov nie je učiť dodávateľov, ako robiť finančné inžinierstvo.

Miestni dodávatelia nepredkladajú projektové žiadosti – zúčastňujú sa výberových konaní. 

Toto nie je medzera.	Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov, NF, IAEIP.
	31/03/03
	
22/	100	Na regionálnej úrovni sú komplikované vzorce finančného inžinierstva často nie celkom známe, a nie je pochopená ani ich koncepcia. Dodávatelia, ktorí ich musia použiť vo svojich ponukách, žiadajú ISPA-IA, aby za nich pripravila predpoveď hotovostných tokov. (Toto je jasne v rozpore s princípmi neposkytovania informácií o zmluvách).		Pozri vyššie.

	Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov, NF, IAEIP. 
	31/03/03
	
23/	101	Postupy zakladania účtov nie sú súčasťou úlohy a zodpovednosti ISPA-IA. Zdá sa však, že ISPA-IA nemá žiadnu možnosť zasahovať do spôsobu používania úrokov,  času ich vyplatenia, atď.
	Spresniť v 2. etape.

	Preskúmanie a spresnenie úrokových výnosov na účtoch v NBS.

	Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov (v spolupráci s finančným oddelením IAEIP a NF).	31/03/03
	
24/	102	Neexistuje žiadna databáza obsahujúca informácie o alokáciách, nakontrahovaných a vyplatených prostriedkoch na tri mesiace.

	Preskúmať prípravu zmysluplného podávania hlásení nielen v rámci ISPA-IA, ale aj z Implementačných agentúr na NF, najmä pokiaľ ide o informácie spracovávané a podávané komisii. Je to záležitosť, ktorá by mala byť predmetom úzkej spolupráce medzi Implementačnými agentúrami, NF a DG REGIO v Bruseli vzhľadom na zodpovednosti uvedené v Memorande o porozumení a zopakované vo Finančných dohodách pre NAO aj SAO. 	Aktualizácia databázy.

	Finančné oddelenie IAEIP
odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov (v spolupráci s NF).
	31/03/03
	
25/	103	Medzi Implementačnými agentúrami ISPA neexistuje žiaden spoločný, kompatibilný, zosúladený formát elektronických informácií.
	Spoločný systém by uľahčil podávanie hlásení, zosúladenie a prezentáciu účtov v súlade s Medzinárodnými účtovnými štandardmi.	Zosúladenie účtovného systému na všetkých inštitúciách zapojených do implementácie ISPA.	NF (v spolupráci s Implementačnými agentúrami).	31/03/03
	
26/	104	Prístup k zariadeniam IT a ich ochrana nie je stopercentne účinná vzhľadom na riziko možného neautorizovaného prístupu.

	Mal by sa preskúmať bezpečnostný aspekt zariadení IT pokiaľ ide o prístup, protipožiarne steny, úschovu a možnosti zálohovania.
 
	Preskúmanie bezpečnosti zariadení IT.
Vykonanie nápravných opatrení.	Odborná pomoc pre odstraňovanie nedostatkov
IAEIP/MŽP SR.
	31/03/03