Akčný plán na odstránenie nedostakov zistených v I etape EDIS PHARE

				
číslo nedostaku/číslo strany reportu	Nálezy	Odporúčania	Opatrenia	Kto	Termín	
1/21	Viaceré oblasti prevádzkových činností Národného fondu (ďalej len “NF”) (popísané v stĺpci odporúčania) nie sú zahrnuté v manuáloch o interných postupoch alebo 
v iných pracovných dokumentoch. 

Pracovná verzia manuálu je navyše k dispozícii len v slovenskom jazyku. Existuje preto riziko, že ich pracovníci EK nepochopia a nebudú môcť použiť ako referenciu. 
	Dopracovať manuály. Okrem iného by mali pokrývať tieto oblasti: 

•	výkazníctvo na účely kontroly manažmentom,
•	zastupiteľnosť zamestnancov,
•	predchádzanie konfliktu záujmov,
•	manuál pre interný audit,
•	postupy pre následné riešenie zistení auditu,
•	ľudské zdroje,
•	archivácia.

Najlepšou praxou je vytvoriť jeden manuál než niekoľko samostatných interných smerníc.

Manuál by mal byť vypracovaný aj v anglickom jazyku a odsúhlasený riaditeľom, čím by bol pre všetkých pracovníkov záväzný. Mal by mať formu riadenej dokumentácie (napr. mal by obsahovať krížové referencie na relevantné časti, monitorovanie zmien, atď.). 	

Dopracovanie chýbajúcich častí Internéhých manuálov 

Znova prehodnotiť a zlepšiť formu Interných manuálov 	

Expert v spolupráci NF	

2/22	Analýza finančných a ľudských zdrojov pre správu projektov PHARE nebola doteraz pripravená. Neidentifikovali sa možné obmedzenia a nedostatky, ktoré preto nemusia byť dostatočne známe.

Okrem toho neexistuje oficiálne schválený rozpočet finančných a ľudských zdrojov pre projekty PHARE. 
	•	Pripraviť analýzu predpokladaného počtu projektov 
v rámci programu PHARE. Táto analýza by sa mala vykonať pre krátkodobý a strednodobý horizont. Na základe tejto analýzy určiť požiadavky pre pracovníkov interného auditu a požiadavky na finančné zdroje, a porovnať ich so súčasným stavom s  cieľom identifikovať možné prekážky a neefektívnosť.
•	Prístup k analýze by sa mal písomne zdokumentovať 
a samotná analýza a jej výsledok by sa mali pravidelne aktualizovať.
•	Uvedená analýza by nemala vychádzať len z počtu pracovníkov, ale aj z požadovaných kompetencií (odvetvie, funkcia atď.), preto je nevyhnutné definovať kľúčové kompetencie. Z tohto hodnotenia by mali vychádzať budúce školenia a plány náboru pracovníkov.
•	Keďže v budúcnosti sa očakáva zvýšený počet projektov nielen v rámci PHARE, ale aj príchodom štrukturálnych a kohéznych fondov, treba prehodnotiť terajší počet zamestnancov a finančné požiadavky. 
•	Vytvoriť náborový plán a plán školení na prekonanie zistených prekážok a pridelenie zodpovedností.
	Vypracovanie komplexnej analýzy ľudských zdrojov NF 	Expert v spolupráci NF 		
3/23	Náplň práce (popis pracovných miest), ktorá zahŕňa primerane stanovené kvalifikačné požiadavky jednotliví pracovníci ešte nepodpísali.

Popisy práce existujú len ako súčasť manuálu PHARE. 
	•	Ukončiť proces posudzovania popisov práce a kvalifikačných požiadaviek.

•	Oboznámiť zamestnancov s náplňou ich práce. 

•	Získať podpisy pracovníkov potvrdzujúce, že sú so svojimi úlohami oboznámení.   

Znenie slovenskej a anglickej verzie by sa malo byť zhodovať a a obe by mali byť podpísané	Finalizácia pracovných náplní a požiadaviek na pracovnéú kvalifikáciu	Expert v spolupráci s NF		
4/24	Plán školení zamestnancov, ktorý by zabezpečil ich budúci rozvoj a zvyšovanie vedomostí, ešte nebol schválený.

Neexistuje detailný plán rozvoja týkajúci sa personálnej politiky.
	Mal by sa vypracovať krátkodobý a strednodobý plán školení v súlade s požiadavkami na zručnosti zamestnancov. 
Bolo by treba:
•	Pripraviť podrobnú analýzu potrieb rozvoja (na základe kompetenčných požiadaviek).
•	Definovať primerané metódy rozvoja každej kľúčovej spôsobilosti; mohli by predstavovať formálne školenie, samoštúdium spojené so skupinovou diskusiou, seminár na prediskutovanie problémov alebo školenie na pracovisku.
•	Vypracovať spoločný plán rozvoja pre pracovníkov zainteresovaných inštitúcií.
•	Zorganizovať spoločné školiace semináre so všetkými subjektmi zaoberajúcimi sa programom PHARE s cieľom  podeliť sa o najlepšie postupy a umožniť spoluprácu medzi inštitúciami.
•	Analyzovať a riešiť rozvoj aktivity s cieľom zabezpečiť ich včas.
•	Zvážiť možných sprostredkovateľov, príp. poskytovateľov školení. 
•	Odsúhlasiť plán rozvoja, súvisiace financovanie, nominovanie poskytovateľov a harmonogram.
•	Určiť metódu hodnotenia a posúdiť kvalitu školiacich programov (kvalifikácia prednášajúceho, dĺžka školenia, dostatočnosť, možnosť využitia získaných znalostí v praxi atď.). Na posúdenie týchto školení a ich užitočnosti pre každý subjekt zaoberajúci sa programom PHARE by sa mala vypracovať správa.
•	Ak je to nevyhnutné, zabezpečiť jazykové kurzy (predovšetkým angličtinu), pracovníkom povereným projektmi PHARE, aby boli schopní pracovať v anglickom jazyku (napr. štúdium legislatívy Rady (ES)).   Dobré výsledky školení treba oceniť.
	Vypracovať tréningové programy pre zamestnancov

Vypracovanie metodiky pre rozvoj znalostí a schopností zamestnancov NF

	Expert v spolupráci s NF		
5/25	Manuály postupov interného auditu existujú v súčasnosti vo forme návrhov. Tieto manuály, ktoré neboli k dispozícii počas našej previerky, by mali obsahovať:
•	Mechanizmus zabezpečujúci, že všetky zdokumentované zistenia interného auditu 
sa budú riešiť včas.
•	Oznámenie zistení interného auditu riaditeľovi NF a predkladanie priebežných správ o riešení zistených skutočností.
Programy auditu pre základné audítorské projekty vykonané v súvislosti s projektmi PHARE	Interný audit by mal monitorovať, či sa prijali vhodné opatrenia pri významných rizikách alebo či vrcholové vedenie prijalo riziko spojené s nepodniknutím krokov. 

Interný audit by mal stanoviť proces s cieľom ubezpečiť sa, že opatrenia vedenia boli zavedené alebo vrcholové vedenie prijalo riziko spojené s nepodniknutím krokov. S týmito informáciami treba pravidelne oboznamovať riaditeľa NF a NAO.

Mali by sa vypracovať podrobné programy pre základné rutinné audity, ktoré by zabezpečili konzistentný prístup k týmto auditom. Implementácia konzistentných postupov pre rutinné audítorské úlohy umožní aj zvýšenie efektívnosti procesu auditu.
	Dopracovať interný manuál pre Inetrný audit

	Expert v spolupráci s NF		
6/26	Nevykonala sa žiadna, resp. vykonala sa len všeobecná, analýza rizík, pričom do praxe nebola zavedená metodická príručka na vykonávanie analýzy rizík, ktorá by podporovala plánovanie interného auditu na základe rizík.

V súčasnosti jestvuje len návrh manuálu popisujúceho postupy riadenia rizík, ktorý vypracoval odbor metodiky interného auditu. Tento návrh nebol pre našu previerku dostupný.	Analýza rizík pomáha identifikovať rozhodujúce časti systému, aby sa predišlo stratám z nežiaducich situácií. Zdroje interného auditu sa následne môžu zamerať najskôr na najrizikovejšie oblasti, a tak použiť efektívne.

Odporúčame NF vykonať analýzu rizík, ktorá poslúži ako základ pre vypracovanie strategického plánu auditu, ktorý určí rozsah audítorských aktivít v strednodobom horizonte, zohľadní audítorské zdroje a odhadne riziká. Na základe strategického plánu sa každý rok vypracuje operačný plán.

Mala by sa pripraviť podrobná metodika pre analýzu rizík. 
prepared.

A detailed methodology for a risk analysis should be prepared.	Vypracovať anlýzu predchádzania možných rizík a odstránenia vziknutých následkov	Expert v spolupráci s NF		
7/27	Zistili sme, že existuje priestor na zlepšenie komunikácie medzi inštitúciami zainteresovanými na programe PHARE a zlepšenie ich spolupráce, najmä implementačnými agentúrami.  

Sme presvedčení, že by mohla vzniknúť synergia zo spolupráce jednotlivých subjektov, najmä pri spoločných školeniach a vzájomnej výmene skúseností, z ktorej by mohli profitovať všetky subjekty.   

NF by mal v tomto procese zohrať rozhodujúcu úlohu a mal by byť jeho vedúcim článkom. Zároveň by mal fungovať ako orgán poskytujúci poradenstvo implementujúcim agentúram. 

	Upevniť súčasnú úroveň spolupráce a zvýšiť jej operatívnosť.

V prípade potreby navrhujeme uzavrieť dohody o spolupráci medzi všetkými relevantnými subjektmi a definovať zodpovednosť, povinnosti a podmienky spolupráce pre správne jednotky PHARE. Dohody by sa mali vypracovať v angličtine a podpísať všetkými zainteresovanými subjektmi. 

Mala by sa vytvoriť línia zdieľania “najlepších postupov”, napr. databázy častých/podobných otázok a odpovedí, koordinácia v oblasti manuálov a postupov, spoločné školenia a semináre. 

Užšia a účinnejšia spolupráca sa zabezpečí nielen účinnou implementáciou súčasných alebo budúcich dohôd o spolupráci, ale aj vhodnými komunikačnými kanálmi. Odporúčame vypracovať pravidlá týkajúce sa procesu komunikácie medzi rezortnými ministerstvami a implementačnými agentúrami.

Poveriť osobu zodpovednú za monitorovanie legislatívy EU. Táto osoba by mala pôsobiť centrálne na úrovni NAC 
a mala by pravidelne zasielať aktualizáciu inštitúciám zainteresovaným v programe PHARE. Každá inštitúcia by mala určiť kontaktnú osobu zodpovednú za túto koordináciu
.
	Realizácia nových spôsobov spolupráce medzi NF a IA	Expert v spolupráci s NF a IA