Ministerstvo financií SR

Usmernenie č.:       11/2006-SOMF  

Vecné zameranie:  Usmernenie k štruktúre vnútorných manuálov procedúr certifikačného orgánu a platobnej jednotky pre programové obdobie 2007 – 2013 

Vydáva:                   Sekcia európskych záležitostí 

Určené pre:             certifikačný orgán a platobné jednotky

Počet príloh:           

Dátum vydania:      11.9. 2006

Dátum platnosti:    11.9.2006

Informácia o zmenách :   

Schválila:                                     

...............................................                                      
Ing. Mária Kompišová                                                   
generálna riaditeľka                                                       
sekcie európskych záležitostí                                         

	

Usmernenie č. 11/2006-SOMF k štruktúre vnútorných manuálov procedúr certifikačného orgánu a platobnej jednotky pre programové obdobie 2007 – 2013

V súlade s článkom 58 Všeobecné zásady systémov riadenia a kontroly nariadenia Rady (ES) 
č. 1083/2006 ktorým sa ustanovujú všeobecné ustanovenia o Európskom fonde regionálneho rozvoja, Európskom sociálnom fonde a Kohéznom fonde a ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) 
č. 1260/1999 a v zmysle uznesenia vlády SR č. 457/2006 subjekty zapojené do riadenia štrukturálnych fondov a Kohézneho fondu majú zabezpečiť vypracovanie vnútorných manuálov procedúr (ďalej iba „manuál“). V tejto súvislosti platobný orgán pre štrukturálne fondy a Kohézny fond (certifikačný orgán v rámci programového obdobia 2007 – 2013) vydáva Usmernenie č. 11/2006-SOMF k štruktúre vnútorných manuálov procedúr certifikačného orgánu a platobnej jednotky pre programové obdobie 2007 – 2013.

I. Základné východiská pre vypracovanie manuálu

Manuál je vypracovaný v slovenskom jazyku, znenie textu manuálu musí byť jednoznačné, stručné a jasne zrozumiteľné. Text manuálu musí byť rozdelený do príslušných kapitol a podkapitol s jednoznačným číselným označením vrátane použitia príloh manuálu, ktoré tvoria samostatnú kapitolu (viď časť II. Štruktúra obsahu manuálu). Pri tvorbe manuálu musí byť použité jednotné označenie strán s informáciou o názve manuálu, názve  kapitoly, verzii manuálu a s presným číslovaním strán. Text  manuálu je spracovaný s použitím jednotného formátu a typu písma v aplikácii Microsoft Word alebo aplikácii Microsoft Excel.
 
II. Štruktúra obsahu manuálu

Z dôvodu zabezpečenia dosiahnutia porovnateľnej kvality a jednotného prístupu spracovania procesov a postupov finančného riadenia štrukturálnych fondov a Kohézneho fondu, Ministerstvo financií SR týmto usmernením stanovuje minimálne požiadavky pre štruktúru obsahu manuálov certifikačného orgánu a platobných jednotiek v rámci finančného riadenia štrukturálnych fondov a Kohézneho fondu pre programové obdobie 2007 - 2013. 

1. Štruktúra obsahu manuálu

I 	Obsah 
II	Úvod
III 	Definície a pojmy 
IV	Zoznam skratiek
V	Evidencia o zmenách manuálu
VI	Distribučný zoznam manuálu
VII	Adresár

1.	Právny rámec

1.1	Medzinárodné dohody
1.2	Právne predpisy ES
1.3	Právne predpisy SR
1.4	Ostatné dokumenty

2.	Riadenie ľudských zdrojov

2.1	Organizačná štruktúra
2.2	Opisy pracovných miest
2.3	Systém vzdelávania zamestnancov
2.4	Hodnotenie zamestnancov

3.	Platobné postupy*

3.1	Grafické znázornenie celkových finančných tokov
3.2	Všeobecné zásady vedenia účtov v Štátnej pokladnici
3.3	Systém bankových účtov pre programové dokumenty
3.4	Podpisové vzory a mandáty
3.5	Postupy pre spracovanie súhrnnej žiadosti o platbu
3.6	Postupy pre spracovanie žiadosti o platbu na EK
3.7	Postupy pre realizáciu platieb na platobnú jednotku
3.8	Postupy pre príjem platieb z EK
3.9	Kurzové rozdiely

4.	Platobné postupy**

4.1	Grafické znázornenie celkových finančných tokov
4.2	Všeobecné zásady realizácie rozpočtu
4.3	Všeobecné zásady vedenia účtov v Štátnej pokladnici
4.4	Systém bankových účtov pre programové dokumenty
4.5	Podpisové vzory a mandáty
4.6	Postupy pre spracovanie žiadosti o platbu KP/PP
4.7	Postupy pre spracovanie súhrnnej žiadosti o platbu
4.8	Postupy pre realizáciu platieb na KP/PP
4.9	Postupy pre príjem platieb z certifikačného orgánu

5.	Účtovníctvo

5.1	Charakteristika vedenia účtovníctva 
5.2	Obeh a obsah účtovných dokladov
5.3	Účtový rozvrh
5.4	Účtovné prípady
5.5	Účtovná závierka 
5.6	Účtovné výkazníctvo

6.	Certifikácia*

6.1	Základné úlohy a činnosti v rámci certifikácie
6.2	Podklady k certifikačnému overovaniu
6.3	Postupy certifikácie
6.4	Výstupné dokumenty certifikácie

7.	Nezrovnalosti

7.1	Definícia nezrovnalosti a typy nezrovnalostí
7.2	Opatrenia na predchádzanie vzniku nezrovnalostí
7.3	Postupy evidencie a riešenia nezrovnalostí
7.4	Vymáhanie a vrátenie nezrovnalostí
7.5	Vedenie knihy dlžníkov
7.6	Hlásenia nezrovnalostí

8.	Audit trail

8.1	Audit trail certifikačného orgánu/platobnej jednotky na úrovni pozícií pre jednotlivé 
	procesy  

9.	Informačné systémy

9.1	Správa a prevádzka lokálnej počítačovej siete
9.2	Zálohovanie dát v elektronickej podobe 
9.3	Informačné systémy využívané certifikačným orgánom/platobnou 
	jednotkou
9.4	Prístupové práva do informačných systémov  

10.	Monitorovanie a výkazníctvo

10.1	Finančné výkazy
10.2	Predkladanie správ
10.3	Odhady očakávaných výdavkov

11.	Registrácia dokumentov

11.1 	Zásady evidencie dokumentov a evidencia dokumentov
11.2 	Registratúrny poriadok
11.3 	Archivácia dokumentov
11.4	Používanie a úschova pečiatok

12.	Zoznam príloh

Legenda k štruktúre obsahu:
*	kapitola relevantná iba pre certifikačný orgán
** 	kapitola relevantná iba pre platobnú jednotku
***	V prípade, že príslušné kompetencie a zodpovednosti certifikačného orgánu/platobnej jednotky sú 
zabezpečované viacerými organizačnými útvarmi subjektu, je možné v tejto súvislosti prispôsobiť číselné označenie jednotlivých častí alebo kapitol.   

2. Popis k štruktúre obsahu manuálu

Krycí list manuálu musí obsahovať minimálne tieto informácie:
•	názov manuálu;
•	názov organizačnej zložky, ktorá je určená ako certifikačný orgán/platobná jednotka;
•	číselné označenie verzie manuálu a dodatku k manuálu (napr. Verzia 1.0 označuje prvú verziu manuálu bez dodatku, verzia 1.1 označuje prvú verziu manuálu  aktualizovanú dodatkom č. 1);
•	platnosť verzie manuálu od (dd/mm/rrrr);
•	meno, priezvisko a podpis zodpovednej osoby za vypracovanie manuálu;
•	dátum vypracovania manuálu;
•	meno, priezvisko a podpis zodpovednej osoby za schválenie manuálu;
•	dátum schválenia manuálu;
•	zrušovacie ustanovenie.

Časť III Definície a pojmy obsahuje definície a pojmy pre účely finančného riadenia štrukturálnych fondov a Kohézneho fondu v súlade so schváleným dokumentom „Systém finančného riadenia štrukturálnych fondov a Kohézneho fondu na programové obdobie 2007 – 2013.

Časť V Evidencie o zmenách manuálu obsahuje základné informácie o podmienkach a postupe zmien manuálu, zároveň je v tejto časti uvedený priebežne aktualizovaný zoznam vykonaných zmien.
     
Časť VII Adresár obsahuje kontaktné údaje subjektov zapojených do implementácie štrukturálnych fondov a Kohézneho fondu (napr. certifikačný orgán, platobné jednotky, riadiace orgány, sprostredkovateľské orgány pod riadiacim orgánom, orgán auditu, kontrolné orgány, Najvyšší kontrolný úrad SR, orgány EK, ostatné kontaktné orgány V SR...atď).    

Kapitola 1 Právny rámec pozostáva zo zoznamu platných medzinárodných dohôd, nariadení ES, právnych noriem SR, zmluvných dokumentov, základných dokumentov schválených EK, základných dokumentov schválených uznesením vlády SR, metodických usmernení vydaných MF SR vrátane štatútu organizácie.
    
Kapitola 2 Riadenie ľudských zdrojov obsahuje informácie a údaje o organizačnej štruktúre ministerstva, certifikačného orgánu/platobnej jednotky, popis riadenia certifikačného orgánu/platobnej jednotky, základné úlohy certifikačného orgánu/platobnej jednotky, grafickú štruktúru zobrazujúcu vzájomné vzťahy certifikačného orgánu/platobnej jednotky s vnútornými a s vonkajšími subjektami  zapojenými do implementácie štrukturálnych fondov a Kohézneho fondu, opisy štátnozamestnaneckých miest, popisy pozícií, plán zastupovania, etický kódex zamestnanca,  zásady predchádzania konfliktu záujmov, popis systému vzdelávania zamestnancov a vyhodnocovania vzdelávacích aktivít, plán vzdelávacích aktivít, systém hodnotenia zamestnancov vrátane motivačných prvkov.

Kapitola 3 Platobné postupy obsahuje základnú schému grafického znázornenia finančných tokov, popis a zoznam bankových účtov pre jednotlivé programové dokumenty, všeobecné zásady vedenia účtov v Štátnej pokladnici, základné podmienky vyplývajúce zo zmluvy o vedení účtov so Štátnou pokladnicou, nakladanie s úrokmi a bankovými poplatkami, oprávnenia pre bankové účty, podpisové vzory a mandáty. Ďalej je potrebné v tejto časti uviesť postupy pre spracovanie jednotlivých žiadostí o platbu vrátane výkonu predbežnej finančnej kontroly s jednoznačným oddelením zodpovedností a so zabezpečením princípu kontroly „štyroch očí“ (každý čiastkový krok operácie vykonávanej na certifikačnom orgáne/platobnej jednotke, ktorá má hmatateľný vstup/výstup musí byť zaznamenaný v pracovnom postupe, ktorý obsahuje poradie kroku, popis kroku, názov pozície, dobu trvania a prílohy – štandardné formuláre a kontrolné listy). V tejto časti sú obdobným spôsobom zaznamenané údaje a informácie o postupoch realizácie platieb, spracovanie žiadosti o vstup do záväzku a žiadosti o realizáciu platby ako aj postupy pre evidenciu údajov v informačných systémoch.  

Kapitola 5 Účtovníctvo obsahuje základné požiadavky na vedenie účtovníctva, obsah účtovných dokladov, popis obehu účtovných dokladov, popis účtovných prípadov, opravy účtovných záznamov, odsúhlasovanie zostatkov peňažných prostriedkov na bankových účtoch, zosúľaďovanie pohľadávok a záväzkov, účtovná závierka, výstupy z účtovníctva vrátane účtovných výkazov, účtový rozvrh, evidencia účtovných záznamov v informačnom systéme.
     
Kapitola 6 Certifikácia obsahuje základné úlohy a činnosti v rámci certifikácie, základné dokumenty tvoriace podklady pre certifikačné overovanie, postupy certifikácie (každý čiastkový krok operácie, ktorá má hmatateľný vstup/výstup musí byť zaznamenaný v pracovnom postupe, ktorý obsahuje poradie kroku, popis kroku, názov pozície, dobu trvania a prílohy – štandardné formuláre a kontrolné listy) a výstupné dokumenty certifikácie.

Kapitola 7 Nezrovnalosti obsahuje základnú definíciu nezrovnalosti v zmysle platného nariadenia ES, typológiu nezrovnalostí v zmysle kódovníka OLAF EK, opatrenia na predchádzanie vzniku nezrovnalosti, postupy evidencie nezrovnalostí vrátane informačných systémov, spracovanie príslušných dokumentov k nezrovnalostiam, hlásenie nezrovnalostí, postupy pre vymáhanie a vrátenie finančných prostriedkov, vedenie knihy dlžníkov a evidencia údajov v knihe dlžníkov.   

Kapitola 8 Audit trail obsahuje grafické znázornenie jednotlivých procesov a postupov certifikačného orgánu/platobnej jednotky na úrovni pracovných pozícií v rámci riadenia a implementácie štrukturálnych fondov a Kohézneho fondu, ktoré spĺňa podmienku dostatočnej prehľadnosti a komplexnosti sledovaného procesu v požadovanej štruktúre údajov (názov procesu, zodpovednosť definovaná na úrovni pracovnej pozície, časový limit, vstupné dokumenty, výstupné dokumenty, podpora informačných systémov).

Kapitola 9 Informačné systémy obsahuje základné informácie o využívaných informačných systémoch, využívaných sub-moduloch jednotlivých informačných systémov, správe a prevádzke lokálnej počítačovej siete, správe prístupových oprávnení, správe hesiel, systéme zálohovania údajov, zabezpečení podpory používateľov informačných systémov.
  
Kapitola 10 Monitorovanie a výkazníctvo obsahuje informácie o typoch finančných výkazov k čerpaniu štrukturálnych fondov a Kohézneho fondu, správam, odhadom očakávaných výdavkov, štátnemu rozpočtu  a o postupoch prípravy a ďalšieho spracovania jednotlivých finančných výkazov.

Kapitola 11 Registrácia dokumentov obsahuje informácie o podmienkach a spôsobe evidencie dokumentov a dokladov, ich archivácia, informácie o registratúrnom poriadku, používaných znakoch a lehotách, spôsob používania schválených pečiatok.

Kapitola 12 Prílohy obsahuje zoznam príloh, ktoré zodpovedajú najmä formulárom, kontrolným zoznamom, finančným výkazom, účtovným výkazom a ostatným doplňujúcim údajom, ktoré sú používané opakovane a majú dlhodobo štandardizovanú podobu.